Privacy

 

VZW ARTE MUSICALE 9032 WONDELGEM, Gundlichstraat 12 Ondernemingsnr. 0871.435.132 www.artemusicale.be info@artemusicale.be

PRIVACYVERKLARING ARTE MUSICALE

1. Identiteit organisatie

Arte Musicale VZW
Adres: 9032 WONDELGEM, Gundlichstraat 12
Ondernemingsnummer 0871.435.132
Website: www.artemusicale.be
E-mail: info@artemusicale.be

2. Algemeen

In deze privacyverklaring wil Arte Musicale heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij leveren redelijke inspanningen om uw privacy goed te beschermen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Arte Musicale houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

3. Welke gegevens verzamelt Arte Musicale en voor welk doel?

Arte Musicale streeft onder meer als doel na “het organiseren en uitbouwen van de samenwerking tussen muzikale groepen die zich hoofdzakelijk richten tot jonge muzikanten en zangers, het ondersteunen van hun interne werking en het organiseren van muzikale evenementen”. Om haar doel optimaal na te streven, dient Arte Musicale een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen:

3.1. Feitelijke verenigingen, bestuursleden en/of individuele amateurmuzikanten zijn aangesloten bij Arte Musicale als toegetreden lid. Arte Musicale registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, gsm-nummer, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar haar medewerkers de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, zoals belangrijke informatie over activiteiten van de groepen) en het voorzien van de verzekering. Van de individuele leden wordt ook het rekeningnummer bijgehouden voor de facturatie van bijdragen in de kosten van activiteiten.

3.2. Aangezien Arte Musicale een vzw is, bewaart zij ook de gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer, rijksregisternummer) van haar bestuurders (werkelijke leden) en van de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. Het ledenregister wordt bewaard op de informaticasystemen die voorbehouden zijn voor het dagelijks bestuur.

3.3. Ook van andere derde personen (personen die een toegangsbewijs aanschaffen voor de concerten en/of evenementen van Arte Musicale / sponsors, schenkers, koepelorganisaties, partnerorganisaties, perscontacten, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres, bankrekeningnummer en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten op de informatica-systemen voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

4. Toelichting gegevensverwerking en bewaartermijn

4.1. Ledengegevens

Arte Musicale verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.
De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenactiviteiten en/of -voordelen.
Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. Voor het ontvangen van direct marketing mails wordt om een uitdrukkelijke toestemming gevraagd.
De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is van Arte Musicale en tot een termijn van 10 jaar nadien. Nadien worden die gegevens verwijderd.

4.2. Vrijwilligers/bestuurders

Arte Musicale verzamelt en verwerkt gegevens van haar vrijwilligers en bestuurders vanuit een wettelijke verplichting¹ en vanwege een gerechtvaardigd belang; de bestuursleden en medewerkers van Arte Musicale dienen hun bestuur en de lokale besturen op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via verslagen,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij het dagelijks bestuur van Arte Musicale.

 ^{1 Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen.}

4.3. Andere (publiek, sponsors, perscontacten,…)

Arte Musicale houdt lijsten bij van contactpersonen van het publiek, van sponsors, schenkers of organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen en activiteiten. De meeste gegevens worden door de betrokkenen in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

5. Cookies

Indien iemand de website van Arte Musicale bezoekt, maakt Arte Musicale gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij onze website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij de acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP-adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.

Meer informatie over hoe Google Analytics omgaat met uw privacy, kan u vinden op : www.google.com/analytics/policies/

6. Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database-omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie of door de medewerker van de ledenadministratie van Arte Musicale. Medewerkers en bestuurders van Arte Musicale kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.

7. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) en bepaalde applicaties (CRM-systeem);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten van Arte Musicale;
• het verzorgen van een verzekering voor de leden: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te regelen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de gerechtelijke instanties in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

8. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

9. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Arte Musicale van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan een bepaalde geheimhouding daarvan via een interne policy;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel:  +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
e-mail: commission(at)privacycommission.be

12. Wijziging privacy statement

Arte Musicale kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.  Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.